Servis İhalesi

PİKOLO DERNEĞİ ve İŞLETMELERİNİN FAALİYETLERİ İÇİN SERVİS HİZMETİ ÇERÇEVE İHALESİ GENEL ÇAĞRI METNİ

İşbu Genel Çağrı Metni 5 (Beş) sayfadan ve 4(Dört) Ek ’ten oluşmaktadır. İhale koşul ve şartlarını sağlayabilen, belirtilen iş için yeterli teknik kapasitesi ve yeterliliği olan, istekli firmaları teklif vermeleri için davet etmektedir.
1. PİKOLO DERNEĞİ HAKKINDA

1.1.Pikolo Derneği’nin hakkında vizyon ve misyonlarını içeren ayrıntılar için https://www.pikolo.org/ adresi üzerinden bilgi alabilirsiniz.

2. ALINACAK MAL ve HİZMETLER

2.1. Pikolo Derneği’nin anlaşma süresinde yürüteceği tüm operasyonlarda Türkiye’nin birçok ilinde kullanılmak üzere servis hizmetini teknik şartnameye uygun olarak temin edecektir.

2.2.Alınacak hizmetin/ürünlerin detaylı listesi teknik özellikler EK 1’de yer almaktadır.

2.3.Talep edilen hizmet/ürünler, Pikolo Derneği tarafından belirlenecek adres ve/veya adreslere gönderilecektir.

2.4.İhale Davetinin tüm ekleriyle birlikte detaylı olarak okunması önemle tavsiye olunur. EK 1’de belirlenen koşulların göz ardı edilmesi durumunda, teklifin değerlendirmeye alınmaması söz konusudur.

* Bu çağrı metni firmanız ile yapılması taahhüt edilen bir sözleşme olarak kabul edilmemelidir.

** İlgili ihaleye başvuracak firmaların Türkiye Cumhuriyeti Vergi Sistemine kayıtlı olması gerekmektedir.

3.  TEKLİF BİLGİLERİ:

• İhale Teklif Zarfları
  
  

3.1.1 İhale teklif zarfları 11/06/2025 tarihi 15:30’a kadar Akyazı Mahallesi Ahmet Cemal Mağden Caddesi No:39/1 Altınordu/ Ordu adresine elden, posta veya kargo yolu ile teslim edilecektir. Posta / Kargo yolu ile gönderilecek tekliflerin ulaşım süreci sorumluluğu tamamen teklif verene aittir.

3.1.2. İhale teklif adresi hafta için 09.30-17.00 saatleri arasında açık olacaktır.

• İhale Daveti Belgeleri

İhale Davetinin bütününü oluşturan ekler aşağıda belirtildiği gibidir:

Ek 1: Teknik Şartname

Ek 2: Teknik Teklif Formu

Ek 3: Finansal Teklif Formu

Ek 4: Genel Kurallar, İhale Kriterleri, Etik Kuralları ve Talep Edilen Dokümanlar

Teklif için sunulacak tüm dokümanlar tek bir zarf içerisine konulacaktır. Finansal teklif (EK-3) ayrı bir zarf içerisinde kapalı olarak büyük zarfın içinde sunulacaktır.

3.3       Bildirim

İhale Davetinin tarafınızca alındığını, ihale@pikolo.org adresine gönderdiğiniz e-posta yoluyla tarafımıza bildirmenizi rica ederiz.

Lütfen göndereceğiniz e-postada aşağıdaki bilgileri dahil ediniz.

–          İhale Davetinin tarafınızca alındığına dair teyit.

–          Tarafınızca teklif sunulup sunulmayacağına dair bilgi.

*Yukarıda talep edilen bilgilerin iletilmemesi halinde sunulan teklifin ilerleyen süreçte değerlendirilmeye alınmayacaktır.

** Bu genel çağrı metni Pikolo Derneği İdaresinin onay ve izni olmadan herhangi bir mecrada yayınlanamaz ve paylaşılamaz. Yayınlandığı ve paylaşıldığı takdirde Pikolo Derneği İdaresi bütün yasal haklarını kullanmayı saklı tutar.

3.4       İhale İle İlgili Sorular

      İhaleye istinaden teklif verecek tüm firmalar her türlü açıklamayı ve İhale ile ilgili herhangi bir soruyu ihale@pikolo.org adresine gönderilecek e-posta yoluyla sunabilirler. E-posta dışında herhangi bir iletişim aracı ile bilgi paylaşımı yapılmayacaktır. Firmaların sorularını iletmeleri için son tarih 28/05/2025 saat 17:00’dır. Tüm sorular ihaleye teklif vermeyi düşünen firmalar tarafından anlaşılır ve açık bir şekilde iletilmelidir. İhaleye ilişkin sorularınızı konu başlığı ihale numarası (FWA-PKL-2025-0003) olacak şekilde son tarihe kadar iletilmelidir. İhale adı yazmayan mailler dikkate alınmayacaktır.

      Sorulan tüm soruların cevapları 30/05/2025 tarihinde tüm istekli firmalara e-posta ile iletilecektir.
28/05/2025 saat 17:00 tarihinden sonra sorulan sorulara cevap verilmeyecektir.

•     Firma Teklifi

• İlgili teklif Türkçe olarak sunulmalıdır.
  • Tekliflerin gerekli eklerle birlikte sunulması gerekmektedir. Talep edilen formata uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır.
  • Teklifler kapalı zarf içerisinde derneğimize ulaştırılmalıdır. Faks, e-posta vb. yöntemlerle teklif gönderen firmalar değerlendirme sürecine dahil edilmeyecektir.
  • Tekliflerin ıslak imzalı orijinalleri tarafımıza iletilmelidir. Dijital olarak doldurulan dokümanlar ve/veya aslı olmayan evrakları gönderen firmalar değerlendirmeye alınmayacaktır.
  • Teklifin kopyalarının ve/veya taramalarının belirtilen adres dışında sorumlu alıcı firma ya da başka bir Pikolo Derneği personeline yazışma halinde sunulması durumunda teklif geçersiz olacaktır.
  • Firmalar tek bir büyük zarf içerisinde Teknik ve Finansal olarak 2 adet ayrı kapalı zarfta teklif vermek yükümlülüğündedir:
    
    
  • Teknik Teklif Formu
    
    
    • Teknik teklif formu önyüzünde “TEKNİK TEKLİF” ve “FWA-PKL-2025-0003” yazan bir zarfta gerekli ek belgeleri içerir şekilde sunulacaktır.
    • Teknik Teklif, fiyatlandırma ile ilgili hiçbir bilgilendirme içermemelidir. Söz konusu koşula uyulmaması halinde değerlendirme kapsamına alınmayacaktır. Teknik teklif gerekli tüm bilgileri ve belgeleri içerir nitelikte olmalıdır.
    • Talep edilen ürünlerle ilgili teknik detaylar Ek 1’de belirtilmiştir. Firmalar teknik detayları kontrol ettikten sonra tekliflerini Teknik Teklif Formu (Ek 2) ile ileteceklerdir.
    • Tarafınızca sunulan teknik teklif, teklif edilen ürün özelliklerinin şartnamede belirtilen koşullara uyup uymadığı bilgisini içermelidir. Şartname ile bir uyumsuzluğun söz konusu olması halinde açıkça belirtilmelidir.

     3.7.   Finansal Teklif Formu

• Finansal teklif formu önyüzünde “FİNANSAL TEKLİF” ve “FWA-PKL-2025-0003” yazan bir zarfta gerekli ek belgeleri içerir şekilde sunulacaktır.
  • Belirtilen tüm ürünler için fiyat teklifi paylaşılmalıdır.       
  • Ayrı olarak hazırlanmış finansal teklif Türk Lirası para cinsinden belirtilmelidir.
  • Finansal Teklif, Finansal Teklif Formuna göre sunulmalıdır (Ek 3). Farklı formatlara sahip teklifler kabul edilmeyebilir.
  • Teklifinizi çerçeve süresince geçerli tutmanız gerekmektedir.
  • Ürünlerin nakliye ve teslim bedelleri firmaya ait olacaktır.
  • Pikolo Derneği ürünlerin taşınması ya da nakliyesinden dolayı hiçbir koşulda ek ödeme yapmayacaktır. Firmalar finansal tekliflerini nakliye, vergi ve harçlar dahil tüm masrafları hesaplayarak iletmelidirler.

        4.    TEKLİFİN İLETİLMESİ:

Teklifler, posta yoluyla ya da elden Pikolo Derneği Ordu Ofis Yerleşkesi: Akyazı Mahallesi Ahmet Cemal Mağden Caddesi no:39/ 1 Altınordu Ordu adresine teslim edilecek, üzerlerinde “Teknik Teklif” ve “Finansal Teklif” yazılı iki ayrı zarf içerisinde sunulacaktır. Teklif, tümü kapalı olmak kaydıyla iki iç ve bir de dış zarftan oluşacak ve imza ile yetkili personele teslim edilecektir.

• Tekliflerin Son Teslim Tarihi: 11/06/2025 saat 15:30
  • Teknik Teklif ve Finansal Teklif, iki ayrı belge halinde sunulmalıdır. Bu kurala uymayan firmaların teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.
  • Teklifin son teslim tarihinden önce eksiksiz teslim edilmesi firma sorumluluğundadır.

Lütfen Büyük Teklif Zarfı üzerinde aşağıdaki bilgilerin yer aldığından emin olunuz:

• İhale No: FWA-PKL-2025-0003
• Büyük teklif zarfından ayrı olarak Teknik Teklif ve Finansal Teklif olarak isimlendirilmiş her bir zarfın üzerinde firmanızın ismi belirtilmelidir.
• Teklif zarfı oluşturulması ile ilgili temsili kılavuzu aşağıda yer almaktadır:
  
  Teknik Teklif Zarfı
• Teknik Şartname EK 1
• Teknik Teklif Formu EK 2
• Genel Kurallar ve İhale Kriterleri
  Finansal Teklif Zarfı
• Finansal Teklif Formu

• TEKLİF KABULÜ:
  
  
  • Pikolo Derneği idaresi, kendi inisiyatifiyle, potansiyel tüm teklif sahiplerini aynı anda yazılı olarak bilgilendirmek suretiyle ihale teklif verme süresini uzatabilir. Pikolo Derneği idaresi, süre uzatımı ile, teklif içerisinde iletilecek dokümanlarda değişikliğe gidebilir.
  • Pikolo Derneği yapılan tekliflerden birini kabul etmekle ya da sunulan en düşük fiyatlı teklifi kabul etmekle yükümlü değildir. Teknik olarak uygun olmayan tekliflerin, Finansal teklif zarfları açılmayacaktır.
  • Pikolo Derneği gerek görmesi halinde ihale şartnamesini değiştirip ve/veya ihalenin kısmen veya tamamen iptaline karar verme hakkına sahiptir.

• TEKLİF DEĞERLENDİRMESİ:

6.1.Teklif veren firmalar ilk aşamada Teknik Değerlendirme ’ye tabi tutulacaktır. Teknik Değerlendirme, ekte bulunan şartnamede belirtilen ürün kriterlerini sağlayabilmek ve sipariş verilen ürünleri 1 (Bir) ila 3(Üç) gün içerisinde teslim etmek üzerinden olacaktır.

6.2. Teknik Değerlendirme aşamasını geçen firmalar arasından toplam maliyet açısından en iyi teklifi veren firma sözleşmeye davet edilecektir

6.3. Bu ihalede maliyeti en düşük teklifi kabul etme yükümlülüğü bulunmamaktadır.

6.4. Teknik Şartnameye Uygunluk değerlendirilirken %70 ile baz alınacak olup, finansal teklif ise %30 ile değerlendirilecektir.
6.5. En uygun teklif veren firma sonuç değerlendirmede 1000 tam puan alacaktır.

Pikolo Derneği tarafından yapılan değerlendirme sonucu sadece teknik değerlendirme aşamasında başarılı bulunan teklifler finansal değerlendirmeye tabi tutulur.

7. ÖDEME BİLGİLERİ

7.1. Ödemeler sözleşme konusu ürünlerin, Pikolo Derneği idaresinin öngördüğü şekilde ve             sürede eksiksiz teslimi sonrasında ve satışı gerçekleşen her bir ürünün ay içerisinde faturalarının kesilmesinin ardından ve bağlı bulunduğu aya ait damga vergisi ödendikten sonra firma tarafından belirtilen banka hesabına yapılacaktır.
7.2. Sözleşmeden doğacak Damga Vergisi; 488 sayılı damga vergisi kanununun ekli 1 sayılı tabloda yazılı       nispet üzerinden hesaplanacak ve tedarikçi firma tarafından ödenecektir. Ödeme makbuzu ile vergi dairesi tahakkuk fişi Pikolo Derneği idaresi tarafından teyit edildikten sonra sözleşmedeki ödeme şartları yerine getirilecektir

8. GENEL HÜKÜMLER ve SÖZLEŞME HÜKÜMLERİ

8.1. Gelecekte muhtemel bir sözleşmenin söz konusu olabilmesi için Genel Hükümler ve Sözleşme Koşullarına (Ek 4) bağlı kalınması gereklidir. Teklif Sahibi sözleşmenin hüküm ve koşullarını kabul ettiğini yazılı olarak teyit etmekle mükelleftir.

8.2. Pikolo Derneği idaresi sözleşme imzalamaya hak kazanan firmanın yükümlülüklerini yerine getiremeyeceğinin anlaşılması durumunda, teknik şartları sağlayan en iyi ikinci firma ile sözleşme imzalayabilecektir.